O desafio: não é enviar o e-mail, é tudo o que vem depois
A BROVE é uma corretora de seguros com mais de 10 anos de trajetória no México, certificada como Great Place to Work, que atende clientes empresariais e pessoas físicas a partir de seus escritórios na Cidade do México e em Monterrey.
Para uma equipe como a da BROVE, enviar o primeiro pedido de cotação às seguradoras não é o maior problema: dependendo do tipo de seguro e do número de seguradoras, um executivo experiente consegue ir ao mercado em 5 a 15 minutos. O verdadeiro gargalo é o que vem depois: fazer follow-up com cada seguradora que não responde, controlar os lembretes sem deixar nenhum escapar e manter toda a informação organizada quando as respostas começam a chegar por canais diferentes e em momentos diferentes.
O resultado: executivos que dedicavam boa parte do dia a correr atrás de respostas, revisar threads de e-mail e classificar cotações manualmente, tempo que não podiam dedicar a assessorar clientes, analisar coberturas a fundo ou encontrar o seguro certo para cada necessidade. Em ramos como danos, onde certas contas ou tipos de seguro exigem uma análise muito mais profunda, esse tempo perdido em tarefas operacionais tem um custo direto na qualidade do serviço.
A solução: um agente que cobra, organiza e escala enquanto sua equipe se concentra em vender
A BROVE implementou o Agente de Cotação da Handle para automatizar as duas tarefas que mais consumiam tempo: o follow-up com as seguradoras e a organização de toda a informação do processo de cotação.
- 1
Solicitação recebida
< 1 min
- 2
Envio às seguradoras
até 25 seguradoras em paralelo
- 3
Follow-up automático
a cada 72h, até 3 lembretes
- 4
Classificação das respostas
249 cotações processadas
- 5
Escalonamento quando necessário
só 16% das interações
Autonomia total
84% sem intervenção do corretor
01
Follow-up automático e persistente
Quando uma seguradora não responde, o agente envia lembretes automáticos com uma cadência configurável (a cada 72 horas, até 3 follow-ups), mantendo o contexto da thread original. Em 5 semanas, o agente enviou 831 lembretes, um volume de follow-up que nenhum executivo conseguiria sustentar sem descuidar do resto da operação.
02
Classificação e organização automáticas
Cada e-mail recebido, cada cotação, cada follow-up fica automaticamente classificado e organizado por caso. O agente processou 469 e-mails recebidos e extraiu os dados de 249 cotações, eliminando o trabalho manual de abrir e-mails, extrair dados e organizá-los. Pela primeira vez, toda a informação de um caso fica em um só lugar.
03
Ida ao mercado em escala
O agente faz o envio inicial às seguradoras, contatando até 25 seguradoras por solicitação em paralelo. Não é que um executivo não pudesse fazer isso; é que o agente faz sem consumir um minuto sequer do tempo dele, liberando a equipe desde o primeiro passo.
04
84% de autonomia
Das 2.132 interações enviadas às seguradoras, só 336 exigiram escalonamento ao corretor. O agente cuidou do resto de forma totalmente autônoma, e a equipe da BROVE sabe que o agente vai perguntar quando for necessário, então pode se concentrar em outras tarefas com tranquilidade.
Os resultados: 831 follow-ups automáticos, 249 cotações organizadas e uma equipe livre para assessorar
Nas primeiras 5 semanas de operação, o agente da Handle absorveu as duas tarefas que mais consumiam tempo e atenção.
Onde o impacto é maior: follow-up e organização
| Atividade | Volume | Impacto |
|---|---|---|
| Follow-ups automáticos | 831 lembretes | Equipe livre de correr atrás das seguradoras: o agente cuida disso e escala quando precisa de input |
| E-mails recebidos processados e classificados | 469 e-mails | Toda a informação de cada caso organizada automaticamente, sem trabalho manual |
| Cotações processadas | 249 cotações | Dados extraídos e estruturados sem abrir um único e-mail |
Volume total da operação
| Atividade | Volume | Tempo manual est. |
|---|---|---|
| E-mails iniciais às seguradoras | 1.301 | ~11 horas |
| Follow-ups e lembretes | 831 | ~42 horas |
| E-mails recebidos processados | 469 | ~39 horas |
| Total | 2.601 mensagens | ~92 horas economizadas |
A estimativa de tempo do envio inicial se baseia nos tempos informados pela BROVE (~10-15 min para contatar ~20 seguradoras). As estimativas de follow-ups e processamento usam tempos padrão do setor (3-5 min por ação). Além do tempo em si, o follow-up manual tem um custo oculto: interrompe constantemente tarefas de maior valor, como a análise de coberturas e o atendimento ao cliente.
Outros números-chave do período
40
solicitações gerenciadas
52
seguradoras diferentes
107
cotações recebidas
5.302
eventos no log de atividade
84%
de autonomia do agente
616
interações com seguradoras
O que vem a seguir
A BROVE se tornou um cliente cocriador do fluxo da Handle, iterando ativamente sobre personalização de e-mails, lógica de seleção de seguradoras e visibilidade executiva. O projeto já passou da fase de habilitação para a fase de otimização: o sistema funciona de ponta a ponta, e agora o foco é melhorar conversão, UX e escalabilidade.
